利用中または点検中に機材の破損・故障を発見した場合は、以下の手順で対応する。
発見者はまず状況を確認し、安全を確保する。感電の危険がある場合は電源を切る。破損した部品が散乱している場合は回収する。
利用者が発見した場合は、状況を聴取し、利用者の過失によるものか、経年劣化・初期不良によるものかを判断する。利用者の故意または重大な過失による破損は、修理費用の一部または全部を請求する。通常使用の範囲内での故障は利用者に費用請求しない。判断に迷う場合は店長に確認する。
「機材破損報告書」に以下の項目を記録する。発生日時、発見者、機材名・型番・部屋番号、破損状況の詳細、原因（判明している場合）、利用者情報（利用者起因の場合）。可能であれば破損箇所の写真を撮影し、報告書に添付する。
代替機材がある場合は速やかに交換し、利用に支障がないようにする。代替機材がない場合は、該当機材を使用不可として利用者に説明し、他の部屋への移動または料金調整を提案する。
修理の手配は店長が行う。軽微な修理（ケーブル交換、ネジ締め直しなど）はスタッフが対応可能な場合がある。