各部屋の鍵は受付カウンター内の鍵ボックスで管理する。鍵には部屋番号タグを取り付け、一目で識別できるようにする。カードキー式の部屋（C・D・Eルーム）は、カードを専用トレイで管理する。
鍵の貸出時は「鍵貸出簿」に利用者名・部屋番号・貸出時刻を記録する。返却時は返却時刻を記録し、鍵の状態（破損・紛失がないか）を目視確認する。
鍵の紛失が発生した場合は、利用者から状況を聴取し、部屋内・館内を捜索する。見つからない場合は紛失届を作成し、鍵交換費用（実費、目安として1万円〜2万円）を請求する。セキュリティ上、紛失した鍵に該当する錠前は速やかに交換する。
カードキーの紛失も同様に対応する。カードキーは複製が困難なため、紛失時は該当カードを無効化し、新規カードを発行する。無効化作業は管理システムから行い、店長に報告する。
閉店時は全ての鍵が鍵ボックスに戻っていることを確認する。不足がある場合は、貸出簿と照合して原因を特定する。