利用者が来店したら、予約名・予約時間を確認する。予約システムで該当の予約を検索し、「チェックイン」処理を行う。会員の場合は会員証を提示してもらい、ポイント・割引を適用する。
初回利用者には「利用規約」を読み上げまたは書面で確認してもらい、同意署名をもらう。特に「機材破損時の弁償」「時間厳守」「騒音注意」の3点は必ず口頭で説明する。
料金は前払いを原則とする。現金・クレジットカード・電子マネー・QRコード決済に対応。領収書が必要な場合はこの時点で発行する。
部屋の鍵（またはカードキー）を渡し、部屋の場所と設備の簡単な説明を行う。「退室は予約時間の5分前までにお願いします」「延長希望の場合は10分前までに受付へお声がけください」と伝える。初回利用者や希望者には部屋まで案内し、機材の使い方を簡単に説明する。
延長希望は予約終了時刻の10分前までに受付で受け付ける。次の予約が入っていない場合のみ延長可能。延長は15分単位で、通常料金の15分相当額を請求する。延長が決まったら予約システムの終了時刻を更新し、追加料金を精算する。
次の予約が入っている場合は延長を断る。「申し訳ありませんが、次のご予約が入っておりますので…」と丁重に伝える。常連客であっても例外なく対応する。
利用者が遅刻した場合、予約時間はそのまま消化される（終了時刻は変わらない）。15分以上の遅刻で連絡がない場合は、登録された電話番号に確認の連絡を入れる。30分以上連絡なく来店がない場合は無断キャンセル扱いとし、部屋を解放する。この場合もキャンセル料は発生する。
遅刻の連絡があった場合は、到着予定時刻を確認し、予約を維持する。大幅な遅刻（予約時間の半分以上）の場合は、時間変更または別日への振替を提案する。
各部屋の鍵は受付カウンター内の鍵ボックスで管理する。鍵には部屋番号タグを取り付け、一目で識別できるようにする。カードキー式の部屋（C・D・Eルーム）は、カードを専用トレイで管理する。
鍵の貸出時は「鍵貸出簿」に利用者名・部屋番号・貸出時刻を記録する。返却時は返却時刻を記録し、鍵の状態（破損・紛失がないか）を目視確認する。
鍵の紛失が発生した場合は、利用者から状況を聴取し、部屋内・館内を捜索する。見つからない場合は紛失届を作成し、鍵交換費用（実費、目安として1万円〜2万円）を請求する。セキュリティ上、紛失した鍵に該当する錠前は速やかに交換する。
カードキーの紛失も同様に対応する。カードキーは複製が困難なため、紛失時は該当カードを無効化し、新規カードを発行する。無効化作業は管理システムから行い、店長に報告する。
閉店時は全ての鍵が鍵ボックスに戻っていることを確認する。不足がある場合は、貸出簿と照合して原因を特定する。
未成年者（18歳未満）の利用には、保護者の同意が必要となる。初回利用時に「保護者同意書」への署名を保護者本人から取得する。同意書には利用規約への同意、緊急連絡先、保護者の署名・捺印欄がある。
保護者同伴の場合は、その場で同意書に署名してもらう。保護者が同伴しない場合は、事前に同意書をダウンロード（当スタジオWebサイトから可能）して記入・持参するか、保護者に電話で同意の意思を確認する。電話確認の場合は、通話日時・保護者氏名・確認内容を記録する。
22時以降の未成年者の利用は、都道府県条例に基づき原則禁止とする。18歳未満の利用者が22時以降も滞在している場合は、丁重に退室を促す。保護者同伴であっても同様。
同意書は顧客ファイルに保管し、2回目以降の利用時は「同意書取得済み」であることをシステムで確認する。同意書の有効期限は取得から1年間とし、期限切れの場合は再取得する。