ダブルブッキングを防止するため、予約受付時は必ずシステム上の空き状況をリアルタイムで確認する。電話・店頭で予約を受ける際は、通話中または接客中でも先にシステムで仮押さえを行い、詳細確認後に正式登録する。
複数スタッフが同時に予約対応する場合は、声を掛け合って重複を防ぐ。システム上で同一時間帯に複数の予約が入りそうな場合は警告が表示されるが、手動入力時は表示されないことがあるため注意する。
万が一ダブルブッキングが発生した場合は、以下の優先順位で対応する。まず予約時刻が早い方を優先する。同時刻の場合は、会員を優先し、次に予約日時が古い方を優先する。代替部屋が空いていれば振替を提案し、空いていない場合は丁重にお詫びし、次回利用時の割引券（30分無料券）を提供する。
ダブルブッキングが発生した場合は必ず「インシデント報告書」を作成し、原因と再発防止策を店長に報告する。