予約受付はWeb予約システム、電話、店頭の3経路で受け付ける。いずれの場合も「希望日時」「利用時間」「利用人数」「部屋の希望（あれば）」「連絡先」「会員番号（会員の場合）」を確認する。
Web予約は予約システム上で自動受付される。システムは24時間稼働しており、利用日の3ヶ月前から当日1時間前まで予約可能。予約完了時に自動返信メールが送信される。
電話予約は営業時間内（10:00〜22:00）に受け付ける。予約内容をシステムに手入力し、予約番号を口頭で伝える。電話番号の聞き間違いを防ぐため、必ず復唱確認を行う。
店頭予約も営業時間内に受け付ける。予約カードに記入してもらい、内容をシステムに入力する。その場で予約確認書を印刷して渡す。
新規利用者には「利用規約」の確認と「会員登録」の案内を行う。会員登録は任意だが、料金割引・ポイント付与のメリットを説明する。
予約変更は利用日の前日18:00まで受け付ける。変更内容（日時・部屋・利用時間）を確認し、システム上で変更処理を行う。変更後の内容を電話またはメールで利用者に確認する。当日変更は空き状況により対応するが、原則として受け付けない旨を伝える。
キャンセルは以下のキャンセル規定に基づき処理する。利用日の3日前までのキャンセルは無料。利用日の前日・当日のキャンセルは利用料金の100%をキャンセル料として請求する。無断キャンセルも同様に100%請求し、3回連続で無断キャンセルした利用者は予約を制限する場合がある。
キャンセル処理は予約システムで「キャンセル」ステータスに変更し、キャンセル理由を備考欄に記録する。キャンセル料が発生する場合は、登録されている連絡先に請求方法を案内する。
体調不良や交通機関の遅延など、やむを得ない事情によるキャンセルは店長判断でキャンセル料を免除する場合がある。判断に迷う場合は店長に確認する。
ダブルブッキングを防止するため、予約受付時は必ずシステム上の空き状況をリアルタイムで確認する。電話・店頭で予約を受ける際は、通話中または接客中でも先にシステムで仮押さえを行い、詳細確認後に正式登録する。
複数スタッフが同時に予約対応する場合は、声を掛け合って重複を防ぐ。システム上で同一時間帯に複数の予約が入りそうな場合は警告が表示されるが、手動入力時は表示されないことがあるため注意する。
万が一ダブルブッキングが発生した場合は、以下の優先順位で対応する。まず予約時刻が早い方を優先する。同時刻の場合は、会員を優先し、次に予約日時が古い方を優先する。代替部屋が空いていれば振替を提案し、空いていない場合は丁重にお詫びし、次回利用時の割引券（30分無料券）を提供する。
ダブルブッキングが発生した場合は必ず「インシデント報告書」を作成し、原因と再発防止策を店長に報告する。
会員には通常料金から10%割引を適用し、利用金額100円につき1ポイントを付与する。ポイントは1ポイント=1円として次回以降の利用料金に充当できる。会員証（または会員アプリの画面）の提示を受付時に確認する。
常連客（月4回以上の利用者）には、可能な範囲で希望の部屋を優先的に割り当てる。予約システムの顧客情報欄に「常連」タグを設定し、対応時に確認できるようにする。常連客の機材セッティングの好み（「Aルームのギターアンプはクリーンで」など）は備考欄に記録し、スタッフ間で共有する。
法人会員は月額契約に基づき、請求書払いで対応する。利用時は法人名と担当者名を確認し、月末に利用明細を経理担当者へ送付する。法人契約の詳細は「法人契約一覧」ファイル（事務所PC内）を参照する。
会員情報の変更（住所・電話番号・メールアドレス等）は、本人確認の上でシステム上で更新する。会員証の紛失時は、本人確認後に再発行する（再発行手数料500円）。